O orçamento saiu caprichado, em PDF, com a logo. Foi enviado de um endereço como marcenaria.silva2019@gmail.com (exemplo inventado) para o setor de compras de uma construtora. Do outro lado, alguém que nunca ouviu falar da marcenaria precisa decidir se abre o anexo.
É nessa hora que o endereço pesa. Na maior parte do dia a dia de um pequeno negócio ele não pesa nada, e é isso que decide se vale pagar por uma caixa de e-mail.
Os preços abaixo são os oficiais de cada empresa, conferidos em 4 de outubro de 2026. Eles mudam, e as promoções mudam mais rápido ainda. Confira no link antes de contratar.
Para quem faz diferença
O e-mail com o domínio da empresa (contato@suaempresa.com.br) faz diferença quando quem recebe não conhece você e precisa confiar no que está lendo:
- orçamento e proposta para outra empresa, condomínio ou órgão público;
- cadastro em fornecedor, distribuidora ou banco, em que o endereço entra na ficha da empresa e fica lá por anos;
- envio de nota fiscal, boleto e cobrança, que são justamente os assuntos que os golpistas imitam.
Tem um segundo motivo, menos lembrado. Um endereço @gmail.com pertence à pessoa que criou a conta. Se a funcionária que cuidava do financeiro sai, o histórico e o acesso saem com ela. Com domínio próprio, o endereço financeiro@ é da empresa: troca-se a senha e a caixa continua.
Para quem o Gmail comum basta
Se o seu cliente chega pelo WhatsApp, pelo Instagram ou pelo balcão, o e-mail é só o login das contas da empresa. Nos 89 sites que abriram quando testamos os de uma avenida de São José, 59 tinham link de WhatsApp. É por ali que o pequeno comércio conversa.
Salão, restaurante, loja de roupa e oficina vivem bem com um Gmail gratuito, desde que seja uma conta criada para a empresa, com a senha na mão do dono e verificação em duas etapas ligada.
As opções e quanto custam
| Opção | Por caixa, por mês | Por caixa, por ano |
|---|---|---|
| Google Workspace Starter | R$ 40,90 | R$ 490,80 |
| Microsoft 365 Business Basic | R$ 33,40 | R$ 400,80 |
| Microsoft 365 Business Basic sem Teams | R$ 25,80 | R$ 309,60 |
| E-mail da Hostinger, plano Starter | R$ 5,99 | R$ 71,88 |
| Encaminhamento | R$ 0 | R$ 0 |
Google Workspace. É o Gmail que você já conhece, com o seu domínio. O plano Starter tem preço cheio de R$ 40,90 por usuário por mês e 30 GB por usuário. Em outubro de 2026 a página oferecia 20% de desconto por 12 meses, o que baixa para R$ 32,72.
Microsoft 365. O Business Basic custa R$ 33,40 por usuário por mês na assinatura anual, sem impostos, e R$ 25,80 na versão sem o Teams. Inclui e-mail com o seu domínio, Word e Excel nas versões de navegador e celular e 1 TB de arquivos na nuvem por usuário.
E-mail da hospedagem. Muita hospedagem tem caixa de e-mail própria. Na Hostinger, o plano Starter é anunciado a R$ 2,49 por caixa por mês para quem paga 48 meses, com renovação a R$ 5,99, 5 GB de espaço e 5 regras de encaminhamento. A tabela acima usa o valor de renovação. Nos planos de hospedagem de site da mesma empresa, as contas de e-mail incluídas aparecem como grátis por 1 ano. É a opção de menor custo com caixa de verdade, e a de menos espaço.
Encaminhamento. O endereço existe, mas não tem caixa. Tudo que chega em contato@suaempresa.com.br é repassado para um e-mail que você já usa. Os detalhes estão mais abaixo.
Cinco caixas no Google Workspace passam de R$ 2.400 por ano. Quase nunca os cinco precisam de caixa própria: financeiro@ e contato@ podem ser apelidos (aliases) que caem na caixa de uma pessoa só.
Por que e-mail da empresa cai no spam
Qualquer pessoa consegue escrever “financeiro@suaempresa.com.br” no campo do remetente, e o e-mail, sozinho, não checa isso. Para separar o remetente verdadeiro do falsário, os provedores passaram a exigir três configurações, todas feitas no DNS, a lista do domínio onde fica anotado para onde vai o site e para onde vai o e-mail.
SPF é uma lista publicada no seu domínio dizendo quais servidores têm permissão para enviar e-mail em nome dele. Quem recebe confere se a mensagem veio de um servidor da lista.
DKIM é uma assinatura digital colocada em cada mensagem. Ela prova que o e-mail saiu mesmo do seu provedor e que o conteúdo não foi alterado no caminho.
DMARC é a instrução para quem recebe: o que fazer com mensagens que usam o seu domínio e não passam no SPF nem no DKIM. Pode ser nada, mandar para o spam ou recusar.
A explicação do próprio Google resume assim: o DKIM diz que você escreveu o e-mail, o SPF diz que o seu servidor o enviou.
Desde 1º de fevereiro de 2024 isso é regra. As diretrizes do Gmail para remetentes exigem SPF ou DKIM de qualquer um que envie para contas @gmail.com. Quem manda mais de 5 mil mensagens por dia precisa dos três. A mesma página avisa que mensagens sem autenticação “podem ser marcadas como spam ou rejeitadas”. O Google recomenda configurar os três sempre.
Um erro fácil de cometer é o SPF incompleto. A empresa contrata o e-mail num lugar, e o site manda os avisos do formulário de contato por outro servidor, que não está na lista. O sistema de notas fiscais envia por um terceiro. Cada um desses precisa constar no SPF, senão as mensagens dele têm mais chance de ir para o spam, como diz a mesma página do Gmail.
Para conferir o seu, mande um e-mail da empresa para uma conta do Gmail, abra a mensagem, clique nos três pontinhos ao lado de Responder e em “Mostrar original”. O resumo no alto mostra o resultado de SPF, DKIM e DMARC. Se algum não aparece como aprovado, é isso que precisa ser arrumado.
Só quero um endereço que encaminha
Dá para ter contato@suaempresa.com.br sem pagar caixa. São dois caminhos:
- Na hospedagem do site, se ela tiver e-mail, crie o endereço e uma regra de encaminhamento para o seu Gmail.
- No Email Routing da Cloudflare, que é gratuito. Ele exige que o DNS do domínio seja administrado pela Cloudflare, segundo a página de configuração, e cria sozinho os registros de recebimento, SPF e DKIM.
O limite desse caminho está na resposta. O encaminhamento só recebe. Quando você responde, a mensagem sai do seu @gmail.com, e é esse o endereço que o cliente vê.
O jeito de contornar é o recurso “Enviar como” do Gmail, que está com data para acabar. A ajuda do Gmail avisa que, a partir de janeiro de 2027, o recurso deixa de funcionar para endereços de terceiros, e que a mudança não afeta os apelidos do Google Workspace. A opção de puxar mensagens de outra conta para dentro do Gmail também está sendo desligada. Quem montou o e-mail da empresa em cima de um Gmail gratuito com esses dois recursos precisa rever isso antes de janeiro de 2027.
Encaminhamento serve para o endereço que vai no site e no cartão e recebe pouco. Para quem manda orçamento toda semana, não serve.
O que pode dar errado
O e-mail depende do domínio. Se o domínio vence, todas as caixas param no mesmo dia, pagas ou não. Confira em nome de quem ele está antes de contratar.
Caixa de hospedagem barata enche. Os 5 GB do plano de entrada são um sexto do que o Google dá no Starter, e quem troca projeto e foto por anexo chega lá rápido. Caixa cheia costuma devolver as mensagens novas para quem enviou, então alguém precisa olhar o espaço de vez em quando.
A senha de administrador da conta de e-mail tem que estar com o dono. Quem tem essa senha cria, apaga e lê qualquer caixa.
Como decidir
- Não manda orçamento nem nota por e-mail: fique no Gmail gratuito, com conta da empresa.
- Quer só o endereço bonito no site e no cartão: encaminhamento.
- Manda proposta e documento com frequência, uma ou duas pessoas: caixa da hospedagem ou um usuário no Google ou na Microsoft, com apelidos para os outros endereços.
- Equipe que divide agenda, arquivos e reuniões: Google Workspace ou Microsoft 365, o que for mais parecido com o que o pessoal já usa.
- Com domínio próprio, em qualquer caso: SPF, DKIM e DMARC conferidos no dia em que a caixa é criada.
