Quando um dono de negócio diz que quer automatizar a empresa, quase sempre já tem uma tarefa em mente, e quase sempre é a que mais irrita. Só que a mais irritante nem sempre é a que mais consome tempo. Às vezes ela acontece duas vezes por mês e incomoda porque cai na sexta à tarde.
Escolher pelo incômodo leva a gastar com a coisa errada. Dá para escolher por medição, com um caderno e uma semana de atenção. O método abaixo não exige conhecer tecnologia, e no fim você tem uma lista em ordem de prioridade, com as horas ao lado.
Primeiro passo: uma semana de anotação
Durante uma semana normal, sem feriado e sem promoção, anote toda tarefa que você ou alguém da equipe faz mais de uma vez do mesmo jeito. Para cada uma, três informações:
- o que é, em poucas palavras;
- quantos minutos leva cada vez;
- quantas vezes aconteceu na semana.
Anote na hora. De memória, no fim do dia, a gente lembra do que deu trabalho e esquece do que virou hábito, e é justamente no hábito que as horas se escondem. Peça o mesmo a quem trabalha com você, deixando claro que a ideia é achar tarefa chata, sem vigiar ninguém.
No fim da semana, faça a conta de cada linha:
minutos × vezes por semana × 4,3 ÷ 60 = horas por mês
O 4,3 é o número médio de semanas de um mês (52 semanas divididas por 12 meses).
Segundo passo: três perguntas para cada tarefa
Tempo sozinho não decide. Uma tarefa pode consumir muitas horas e ser péssima candidata à automação. Para cada linha da lista, dê de 0 a 2 pontos em três perguntas.
Ela se repete igual?
Dois pontos se o passo a passo é sempre o mesmo, a ponto de você conseguir escrevê-lo num papel e entregar para alguém novo. Um ponto se tem variação pequena. Zero se cada vez é de um jeito.
O erro custa caro?
Dois pontos se esquecer ou errar gera prejuízo que dá para apontar: horário vazio, cliente que foi embora, boleto que não foi cobrado. Um ponto se gera retrabalho. Zero se ninguém percebe.
Depende de uma pessoa só?
Dois pontos se a tarefa para quando aquela pessoa adoece, tira férias ou pede demissão. Um ponto se outra pessoa até faz, mas mal. Zero se qualquer um resolve. Esse critério é o que mais gente esquece, e costuma ser o mais urgente: a empresa só descobre o tamanho do problema no dia em que a pessoa falta.
Uma tabela preenchida
Para mostrar como fica, montei o exemplo de uma clínica pequena, com uma recepcionista. Os números são inventados, servem só para acompanhar a conta.
| Tarefa | Min. | Vezes/sem. | Horas/mês | Pontos |
|---|---|---|---|---|
| Confirmar consultas do dia seguinte | 3 | 60 | 12,9 | 5 |
| Responder pedido de orçamento | 10 | 15 | 10,8 | 5 |
| Digitar o mesmo cadastro em dois sistemas | 4 | 25 | 7,2 | 3 |
| Preparar e publicar post no Instagram | 30 | 3 | 6,5 | 1 |
| Cobrar pagamento atrasado | 5 | 10 | 3,6 | 6 |
A primeira linha, por extenso: 3 minutos × 60 confirmações = 180 minutos por semana. 180 × 4,3 = 774 minutos por mês. 774 ÷ 60 = 12,9 horas. Somando as cinco tarefas, são cerca de 41 horas por mês, uma semana inteira de trabalho de uma pessoa.
Agora olhe as duas colunas juntas. A cobrança é a tarefa que menos consome horas e a que tem mais pontos: repete igual, o erro é dinheiro que não entra e, na clínica do exemplo, só a dona faz. A confirmação de consulta tem muitas horas e muitos pontos, então entra na frente da fila. O post no Instagram consome 6,5 horas e tem um ponto só, porque cada post é diferente e pede decisão.
A ordem sai do cruzamento: primeiro o que tem 5 ou 6 pontos e mais horas, depois o que tem pontuação alta e poucas horas, e por último o que tem muitas horas e pontuação baixa. Esse último grupo normalmente se resolve organizando o trabalho de outro jeito, sem software nenhum.
Exemplos por tipo de negócio
Clínica e salão: confirmação de agendamento. Repete igual todo dia, e a falta sem aviso deixa um horário vazio que ninguém mais ocupa. Muitos sistemas de agenda têm lembrete automático, e vale conferir se o seu não está com o recurso desligado.
Delivery e loja com entrega: aviso do pedido. Num projeto nosso, a loja de refeições congeladas da Gabriela Corsi, o cliente monta o pedido no site e ele chega pronto no WhatsApp da loja. Ninguém precisa transcrever item por item de uma conversa.
Qualquer negócio com mensalidade ou fiado: cobrança. Lembrete antes do vencimento e aviso no dia seguinte ao atraso são mensagens iguais para todo mundo. Vale ver o que o seu banco ou o sistema que emite o boleto já oferece.
Quem vende por orçamento: a primeira resposta. O valor do orçamento depende de julgamento, e esse fica com você. O que dá para automatizar é o começo: confirmar que recebeu, pedir as informações que sempre faltam e avisar o prazo da resposta.
Quem recebe contato por vários canais: juntar tudo num lugar. No CRM que fizemos para a MW Automóveis, os contatos que chegam dos portais de anúncio e do WhatsApp caem no mesmo funil. O trabalho que se evita é o de copiar nome e telefone de um lugar para outro, e o risco de um contato ficar esquecido numa caixa de entrada.
Cadastro repetido em dois sistemas. Aparece em quase toda lista. Antes de pensar em integração, confira se um dos dois sistemas exporta e o outro importa planilha. Muitas vezes resolve.
O que não automatizar
O que muda toda semana. Se a regra ainda está sendo descoberta, a automação congela um jeito de fazer que você vai abandonar no mês seguinte. Faça à mão até estabilizar.
O que exige julgamento. Dar desconto, aceitar um cliente difícil, responder uma reclamação, decidir o que comprar. Um sistema pode trazer a informação organizada, mas a decisão é sua.
O contato que o cliente valoriza. A mensagem da dona do salão no aniversário, o telefonema do dentista no dia seguinte a um procedimento. Automatizar isso economiza minutos e tira da empresa justamente o que a diferenciava.
O que acontece pouco. Uma tarefa de 20 minutos por mês não paga nem o tempo de configurar a ferramenta.
Processo confuso também fica de fora por enquanto. Automatizado, ele só produz a mesma confusão mais depressa, então arrume antes.
Antes de qualquer sistema, a ferramenta que você já tem
Boa parte do que aparece numa lista dessas se resolve sem contratar nada novo. O aplicativo WhatsApp Business é gratuito e tem mensagem de saudação e mensagem de ausência, além de respostas rápidas, que são textos salvos enviados com um atalho. Só isso já cobre a pergunta repetida e o contato fora do horário de muito negócio pequeno.
O mesmo vale para o sistema de agenda, para o banco e para o programa de gestão que você já paga: abra o menu de configurações com a lista na mão e procure cada tarefa. É comum achar o recurso pronto, sem uso.
Faz sentido pensar em algo sob medida quando sobra uma tarefa de pontuação alta que nenhuma ferramenta pronta resolve, geralmente porque envolve dois sistemas que não conversam ou uma regra que só existe na sua empresa. Como decidir entre um e outro está em sistema pronto ou sob medida.
Comece por uma tarefa só, a do topo da lista. Automatize, deixe rodar um mês e refaça a medição daquela linha. Se as horas sumiram de verdade, passe para a segunda.
